Hai fatto di tutto per evitarlo, ma quel fatidico giorno è arrivato anche per te: dovrai scrivere un’email formale in lingua inglese.
Non ti sei mai posto il problema perché hai sempre pensato che bastasse tradurre in inglese un’email formale già scritta in italiano.
Allora perché non hai la più pallida idea di come iniziare?

Se non sei abituato a parlare inglese in un ambiente lavorativo, scrivere una lettera formale in questa lingua può risultare tutt’altro che semplice!
Ti capiterà infatti di avere dubbi su quale sia il saluto iniziale/finale oppure l’espressione migliore da usare in un determinato contesto.
Senti l’ansia che sale? Fai un bel respiro e tranquillizzati!

Se seguirai le nostre dritte su come scrivere una lettera formale in inglese, non dovrai più preoccuparti di nulla!

Tieniti alla larga dagli errori comuni

Come ha affermato Henry Ford, “L’errore ci dona semplicemente l’opportunità di iniziare a diventare più intelligenti.”
Sbagliare infatti è importante per crescere, ma imparare dagli errori degli altri è ancora meglio!
Per questo motivo, quando scriverai la tua lettera formale in inglese, tieni bene a mente i classici errori commessi.
Ecco alcune dritte da seguire per evitare di commetterli anche tu:

1. Utilizza le lettere maiuscole secondo il modello della frase: le lettere maiuscole vanno usate solo all’inizio della frase (es: Good morning) e non a proprio piacere, per evidenziare le parole principali.
   Per questo motivo, non utilizzarle mai come faresti con il titolo di una lettera o di un’email (es: Good Morning).
2. Non inserire le virgole in maniera arbitraria e fuori contesto: quando scrivi una lettera formale in inglese devi tener conto che la lingua anglofona è molto meno articolata di quella italiana. Perciò devi prediligere i punti alle virgole, creando frasi corte e concise.
3. Quando fai uso di citazioni, inserisci la punteggiatura della frase all’interno delle virgolette e non al di fuori: fai attenzione quando inserisci delle citazioni; questo è un errore estremamente comune (es: “Positive expectations are the mark of the superior personality”).
4. Evita i giri di parole e l’essere ridondante: quando si scrive una lettera formale in inglese è necessario essere concisi e diretti.
   Il nostro lettore infatti avrà sicuramente poco tempo a disposizione per leggere la nostra comunicazione. Per questo motivo è bene far capire subito l’oggetto in questione ed il motivo per cui stiamo scrivendo.

Quali suggerimenti devi seguire

Oltre alle dritte sopra citate, inerenti agli errori da evitare, ecco altri accorgimenti da seguire durante la stesura di una lettera formale in inglese:

• Utilizza le frasi con costruzione completa: ricorda che stai scrivendo un documento formale, perciò verifica che ogni frase abbia sia il soggetto che il verbo.
• Evita sempre le contrazioni dei verbi e le abbreviazioni delle parole/ espressioni: queste infatti sono accettate solo per testi e comunicazioni informali.
• Usa le congiunzioni e le parole di transizione, piuttosto che le virgole: è sempre meglio creare un discorso fluido e chiaro, mediante l’uso delle congiunzioni, piuttosto che uno contorto ed articolato, attraverso le virgole.
  Ricordati di usare soprattutto la congiunzione “because” perché è di forte impatto e focalizza subito l’attenzione del lettore sulle parole seguenti.
• Scrivi secondo una struttura a paragrafi: scomporre il testo in blocchi aiuta a rendere più scorrevole la lettura ed a mettere in risalto le varie tematiche affrontate.
• Segui lo schema ad F: quando si scrive, bisogna sempre tener conto del modo in cui il destinatario leggerà il messaggio.
  Per questo motivo, quando redigi la tua lettera, segui lo schema (di lettura) ad F. Ciò significa che dovrai inserire i contenuti più rilevanti secondo l’andamento della lettera “F”: in alto andranno le frasi più importanti e così via.
• Inserisci la corretta punteggiatura alla fine di ogni frase: non utilizzare mai il punto esclamativo ma solo punti normali o interrogativi.
• Concludi il discorso con formule prestabilite e formali: assicurati di mantenere un tono formale anche durante il saluto.
  Ti conviene usare le classiche forme di congedo che troverai, continuando la lettura, elencate più sotto.

COME STRUTTURARE UN’EMAIL IN LINGUA INGLESE

Per scrivere un’email formale non basta solo seguire gli accorgimenti sopra elencati.
E’ necessario infatti avere ben chiaro anche come strutturare la lettera e quali espressioni utilizzare.
Per scrivere una lettera o email formale in inglese dovrai seguire i seguenti passaggi:

1. Salutare in maniera formale il destinatario della lettera
2. Chiarire subito l’oggetto in questione
3. Scrivere il corpo della lettera in maniera chiara e concisa
4. Concludere il discorso
5. Congedarsi in maniera formale.
6. Salutare in maniera formale il destinatario della lettera

1. Salutare in maniera formale il destinatario della lettera

Saluti molto formali

Dear Sir/ Madam: Caro Signore/ Signora (da usare quando si scrive ad una posizione, ma non si conosce il nome del destinatario)

To whom it may concern: A chi compete/ A chi di dovere (da usare solo quando non si conosce il destinatario preciso della lettera, come può accadere quando si comunica con un’istituzione)

Dear Mr/ Ms [surname]: Caro Signore/ Signora [cognome] (da usare quando si ha il nominativo di un contatto maschile/ femminile)

Dear [name + surname]: Caro [nome + cognome] (da usare quando si ha il nominativo dell’utente, ma non si è sicuri del suo genere).

Saluti meno formali, ma sempre professionali

Dear colleagues: Cari colleghi (da usare quando si scrive ad un gruppo di persone)

Dear [name]: Caro [nome]  

2. Chiarire subito l’oggetto in questione

Generalmente, una lettera/ email formale inglese è:

• il primo contatto tra le parti
• la risposta ad un primo approccio avvenuto di persona, via telefono, via email o per corrispondenza.

I am writing to… : Sto scrivendo per…

                             … inform you that: … informarla che

                             … confirm: … confermare

                             … enquire about: … informarmi su

                             … complain about: … lamentarmi di

I am contacting you for the following reason: La sto contattando per la seguente ragione

I recently heard about … and I would like to …: Recentemente sono venuto a conoscenza …  e vorrei … 

Nel caso in cui invece, l’email formale in inglese sia una risposta, si potranno usare le seguenti espressioni:

I am writing regarding/ in reference to … : Le sto scrivendo riguardo a:

                                         … your enquiry about: …la sua richiesta di 

                                         … our (phone) conversation: … la nostra conversazione (al telefono)

In reply to your request…: In risposta alla sua richiesta…

Thank you for contacting us/ [company name] …: Grazie per averci contattati/ per contattare l’azienda [nome]…

Thank you for your prompt reply: Grazie per la risposta celere

3. Scrivere il corpo della email in maniera chiara e concisa

Indipendentemente dal tema affrontato dalla mail, la scrittura dovrà risultare chiara, fluida e concisa.
Secondo infatti la ricerca del McKinsey Global Institute, passiamo circa 13 ore a settimana, ovvero il 28% della settimana lavorativa, a gestire le nostre email.
Per questo motivo, è necessario essere concisi e specifici e rendere la lettura il più agevole possibile.
E’ sempre meglio quindi dividere il corpo della lettera in vari paragrafi ed usare elenchi e bullet points.

Fare una richiesta

We would appreciate it if you would…: Apprezzeremmo se volesse…

I would be grateful if you could…: Le sarei grato se potesse…

Could you please send me…: Potrebbe cortesemente mandarmi…

I was wondering if you could…: Mi stavo chiedendo se potesse…

Could you possibly tell us…: Potrebbe dirci…

It would be helpful if you could send us…: Sarebbe d’aiuto se potesse mandarci…

Dare buone notizie

We are pleased to announce that…: Siamo lieti di annunciare che…

I am delighted to inform you that…: Sono felice di informarla che…

I am afraid I will not be available to make it that day: Ho paura che non sarò disponibile quel giorno

Comunicare brutte notizie

We regret to inform you that…: Ci dispiace informarla che…

I am afraid it would not be possible to…: Temo che non sia possibile…

Unfortunately we are unable to…: Purtroppo non siamo in grado di…

After careful consideration we have decided that…: Dopo un’attenta valutazione abbiamo deciso che… 

4. Concludere il discorso

La conclusione di una lettera o email, è sicuramente la parte che rimarrà più impressa nella mente del lettore.
Per questo motivo è necessario scriverla con attenzione, mantenendo sempre un tono formale.
Ecco le frasi maggiormente usate per tali propositi:

Please find enclosed/ attached: Si prega di trovare allegato (se si utilizza la lettera)/ (se si usa l’email)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know: Se ha ulteriori domande o dubbi, non esiti a farmelo sapere

Please do not hesitate to contact me, if you need any further assistance:Per favore non esiti a contattarmi, se necessita di maggior assistenza

I would appreciate your reply at your earliest convenience: Apprezzerei la tua risposta il prima possibile

Thank you for your patience and cooperation/ for your consideration: Grazie per la sua pazienza e collaborazione/ per la sua considerazione

I look forward to hearing from you: Aspetto sue notizie. 

5. Congedarsi in maniera formale

Le ultime due righe della lettera o email in inglese sono destinate al saluto ed alla firma.
Anche in questo caso, il tono utilizzato dovrà essere formale ed in linea con il saluto iniziale ed il mood della lettera.
Esistono molteplici modi per salutare, ognuno però prevede un grado di formalità diverso.

Saluti molto formali

Your sincerely/ Sincerely yours:  Cordiali saluti (da usare quando non conosci il nome del tuo interlocutore)

Respectfully: Con rispetto (da usare quando non conosci il nome del tuo interlocutore)

Sincerely: Cordialmente (da usare quando all’inizio si è usato “Dear [name]”)

Saluti meno formali ma sempre professionali

Best regards: I migliori saluti

Kind regards: Cordiali saluti

Regards: Saluti

Ora che hai finalmente scritto la tua email in inglese formale, ricordati di rileggerla attentamente prima di inviarla!
Spesso infatti, tra le righe scritte, si annidano: typos, errori grammaticali o di punteggiatura, termini usati in modo improprio.

Per tutto ciò che riguarda la lingua inglese, per le tue esigenze di lavoro e non, ci siamo noi di ELT!