In fatto di e-mail, ogni paese ha le sue convenzioni.
Particolarmente nel contesto lavorativo, è molto importante conoscerle e rispettarle quando si avvia uno scambio di e-mail con un collaboratore o un possibile cliente straniero.
A seconda del paese, infatti, ci si presenta e ci si congeda in modi diversi: il tono della conversazione può essere più o meno formale e la lunghezza del testo fa la differenza!

Ecco alcune linee guida per le principali lingue europee.

Inglese

• In inglese, un’e-mail formale s’inizia con Dear Sir/Madam, oppure con Dear seguito dal ruolo ricoperto dal destinatario o direttamente dal cognome, preceduto da Mrs. o Ms. (se non conoscete lo stato).
  I popoli anglosassoni scrivono in modo stringato, meglio andare dritti al punto e formulare frasi semplici, senza troppe subordinate. I paragrafi devono essere brevi e concisi.
  No alle verbose e-mail all’italiana. E neanche alle forme contratte come “I’m” o “You’re”.

• Le e-mail si possono concludere con varie formule: Best/kind regards, Yours faithfully, Yours sincerely e Best wishes.
  Attenzione però! Se la formula d’inizio è generica e non si conosce il destinario, si utilizzerà Yours faithfully; nel caso contrario, potrete usare la formula Yours sincerely.

Tedesco

Quando si scrive ad un corrispondente tedesco, i saluti iniziali devono sempre essere formali.

• Se il destinatario è un uomo, l’e-mail deve cominciare con Sehr geehrter Herr, seguito dal ruolo occupato o dal cognome del destinatario.
  Se si tratta di una donna, il saluto iniziale diventa Sehr geehrte Frau, seguito dal ruolo o dal cognome.
• In caso non si conoscesse il destinatario, meglio esordire con Sehr geehrte Damen und Herren.
  I tedeschi prendono molto sul serio le loro comunicazioni di lavoro.
• Meglio quindi evitare il “Du” colloquiale e utilizzare sempre il “Sie” di cortesia.

Anche lo humor non è molto gradito, in quanto in Germania si preferisce mantenere ben separate la sfera formale-lavorativa da quella informale-privata.

• L’e-mail si chiude generalmente con la forma di cortesia Mit freundlichen Grüßen.

Francese

• In francese non ci sono formule particolari che sostituiscano il nostro “caro” o “gentilissimo”. È invece costume cominciare una missiva direttamente con i saluti. Bonjour Monsieur/Madame seguito dal cognome sarà sufficiente.
  Indipendentemente dallo stato civile della destinataria, è tuttavia obbligatorio darle della Madame e mai della Mademoiselle. L’appellativo è infatti stato “bandito” nel 2012, in quanto percepito dalle nubili come discriminatorio (lo stesso è accaduto per il tedesco e l’italiano).
  Se non si conosce la persona che riceverà l’e-mail, meglio esordire con Aux principaux concernés. Anche il formale Vous è sempre consigliato anche quando non è la prima volta che ci si scambia un’e-mail.
• Le formule conclusive francesi possono essere estremamente arzigogolate, ad esempio:
  Madame, Monsieur, je vous prie d’agréer la plus sincère expression de mes salutations distinguées. (lett. Signora, Signore, vi prego di accettare la più sincera espressione dei miei più sentiti saluti)

Quando si è più in confidenza, invece, si può azzardare un più informale: Cordialement vôtre.

Spagnolo

Un’e-mail a un contatto spagnolo va sempre scritta in castigliano internazionale.
Lo spagnolo presenta infatti molte variabili linguistiche, ma per le comunicazioni professionali è meglio attenersi allo standard internazionale.

• L’email dovrà iniziare con Estimado Sr. o Estimada Sra, seguito rispettivamente dal cognome del destinatario/della destinataria. Quando il suo genere è sconosciuto, si può usare A quien pueda interesar.
• Al contrario dei francesi e dei tedeschi, gli spagnoli ci tengono a costruire relazioni personali anche con i colleghi di lavoro. Le espressioni informali nella corrispondenza, dopo un primo periodo di conoscenza reciproca, non sono quindi mal viste.
• Ciò che invece è da evitare è l’uso di acronimi o sigle. Proprio a causa delle numerose varianti linguistiche della lingua potrebbero risultare incomprensibili.
• Un’altra particolarità delle e-mail in spagnolo, per dare enfasi alle parole, è quella di non utilizzare le “virgolette” ma gli *asterischi* o il trattino basso.
  La formula corretta per chiudere un’e-mail in spagnolo è “Atentamente.”

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